Nhiều người trong chúng ta đã trải qua cơn đau đầu khi một biên lai quan trọng bị mất hoặc bị hỏng. May mắn thay, chúng ta không còn cần phải dựa vào biên lai giấy truyền thống. Bằng cách thay thế kho lưu trữ biên lai vật lý bằng một kho lưu trữ điện tử tiện lợi hơn nhiều, số hóa biên lai không chỉ bảo vệ chúng ta khỏi những rắc rối do mất biên lai mà còn là một lợi ích rõ ràng cho môi trường.
Với ứng dụng quét biên lai hiện đại, bạn không còn phải lo lắng về hàng đống giấy tờ lộn xộn vì bạn có thể chụp biên lai ngay lập tức và lưu trữ chúng một cách an toàn.
Lưu trữ biên lai dưới dạng kỹ thuật số có động lực rõ ràng cho cả người tiêu dùng và chuyên gia. Ví dụ: người dùng có thể nhận lại tiền cho một số giao dịch mua nhất định, nhận ưu đãi độc quyền và quét biên lai để theo dõi thói quen mua sắm của họ.
Mặt khác, dịch giả tự do hoặc chủ doanh nghiệp có thể thu thập biên lai trong vài giây để theo dõi chi phí hiệu quả hơn, chuẩn bị thuế hoặc kiểm toán dễ dàng hơn và giảm đáng kể thời gian cho các quy trình hành chính. Một giải pháp tốt cho tất cả.
Ứng dụng quét biên lai là gì?
Ứng dụng quét biên lai (đôi khi còn được gọi là ứng dụng quét biên lai) là ứng dụng dành cho thiết bị di động và máy tính để bàn giúp bạn lưu trữ và quản lý biên lai mua hàng bằng kỹ thuật số. Người dùng tải biên lai (giấy hoặc kỹ thuật số) lên ứng dụng, sau đó trích xuất dữ liệu liên quan (chẳng hạn như tên cửa hàng, ngày tháng và giao dịch mua).
Các ứng dụng có xu hướng sử dụng OCR (nhận dạng ký tự quang học) kết hợp với các mô hình máy học thông minh tài liệu, xác định và số hóa các chi tiết chính từ hình ảnh biên lai được quét.
Ứng dụng biên lai cung cấp những lợi ích riêng cho tất cả mọi người: người dùng bình thường, những người có thể nhận phần thưởng hoặc hoàn tiền, dịch giả tự do và doanh nghiệp nhỏ, những người có được việc theo dõi chi phí và khai thuế thuận tiện hơn, và các nhóm công ty, những người có thể quản lý chi phí của nhân viên một cách dễ dàng hơn.
Đổi lại, các ứng dụng quét biên lai thu thập thông tin thói quen mua sắm để bán cho các nhà môi giới dữ liệu và nhà quảng cáo để nghiên cứu thị trường, đó là cách họ tài trợ hoàn tiền. Những thông tin như vậy có giá trị đối với hầu như toàn bộ lĩnh vực bán lẻ.
Các tính năng chính cần tìm
Khi nói đến việc chọn một ứng dụng quét biên lai, điều quan trọng là phải biết tính năng nào quan trọng nhất. Điều đầu tiên bạn nên làm là kiểm tra mức độ chính xác của công nghệ OCR tích hợp của ứng dụng – một ứng dụng tốt sẽ đọc văn bản biên nhận nhanh chóng và chính xác, với lỗi tối thiểu. Nếu bạn là một chuyên gia đã sử dụng các công cụ kế toán (chẳng hạn như QuickBooks hoặc Xero), thì bạn cũng sẽ muốn có một ứng dụng tích hợp với chúng, vì vậy bạn không cần phải nhập dữ liệu thủ công.
Một điều khác cần tìm là lưu trữ đám mây, có nghĩa là biên lai của bạn sẽ được lưu trữ an toàn và không bị mất ngay cả khi thiết bị của bạn bị mất. Nhiều máy quét biên lai hiện đi kèm với các biện pháp bảo mật bổ sung (như mã hóa và bảo vệ bằng mật khẩu), đảm bảo rằng dữ liệu tài chính của bạn được bảo vệ đúng cách. Cuối cùng, nếu bạn muốn một ứng dụng có thể được sử dụng bởi nhiều người (chẳng hạn như gia đình hoặc nhóm làm việc), bạn nên tìm kiếm hỗ trợ nhiều người dùng.
Hầu hết các ứng dụng biên lai có các tính năng nâng cao này đều phải trả phí, trong khi các ứng dụng miễn phí chỉ cung cấp một số chức năng hạn chế – vì vậy điều quan trọng là phải cân bằng chi phí với các tính năng bạn thực sự cần.
Ứng dụng quét biên lai tốt nhất cho người tiêu dùng
Nếu bạn đang tự hỏi ứng dụng quét biên lai tốt nhất cho người mua sắm hàng ngày là gì, đây là một số tùy chọn phổ biến nhất:
1. Ibotta. Cung cấp tiềm năng hoàn tiền cao, ưu đãi tiền thưởng và làm việc với nhiều nhà bán lẻ. Tuy nhiên, bạn thường cần hoàn thành các bước bổ sung ngoài việc quét biên lai (chẳng hạn như kích hoạt ưu đãi trước hoặc liên kết thẻ khách hàng thân thiết), điều này có thể hơi tốn thời gian. Được đề xuất cho những người mua sắm nhằm tối đa hóa tiền hoàn lại và phần thưởng trong khi họ quét biên lai từ các giao dịch mua hàng ngày.
2. Nhận phần thưởng. Trực quan và dễ sử dụng, với hệ thống điểm linh hoạt và nhiều phần thưởng để lựa chọn. Có thể mất thời gian để thực sự rút tiền, nhưng đó là một lựa chọn tuyệt vời cho những người dùng bình thường muốn có nhiều phần thưởng khác nhau với nỗ lực tối thiểu.
3. Biên lai Heog. Nổi bật với hệ thống thú vị, được trò chơi hóa (tiền xu, rút thăm trúng thưởng, vòng quay), nhưng thu nhập có xu hướng tích lũy chậm. Tốt nhất cho những ai thích phong cách giống như trò chơi và không ngại chờ đợi các khoản thanh toán.
4. Tiền xu. Thiết kế đơn giản và dễ hiểu, với nhiều tùy chọn cho các lựa chọn đổi thưởng. Đôi khi có thể tải chậm, nhưng được khuyến nghị cho người dùng muốn hoàn tiền nhanh chóng, không rắc rối.
5. Biên nhậnPal. Mạnh mẽ là một hệ thống điểm đơn giản, chấp nhận biên lai rộng rãi, cũng như phần thưởng thẻ quà tặng thường xuyên từ các nhà bán lẻ hàng đầu như Amazon, Target hoặc Walmart. Tuy nhiên, thu nhập thu thập từ từ, vì vậy có thể mất thời gian để thực sự cảm nhận được phần thưởng. Nên thử bởi những người coi trọng thẻ quà tặng và không ngại tốc độ kiếm tiền chậm hơn.
Ứng dụng quét biên lai tốt nhất cho doanh nghiệp
Đối với các chuyên gia, ứng dụng quét biên lai tốt nhất là ứng dụng kết hợp công nghệ OCR chính xác với các công cụ quản lý chi phí và báo cáo chi phí mạnh mẽ. Dưới đây là một số ứng dụng biên lai định hướng sử dụng cho doanh nghiệp đáng chú ý:
1. Chi phí. Tự động tạo báo cáo, phân loại chi phí và chuyển đổi biên lai nhanh chóng thành chi phí làm cho phần mềm quét biên lai này có độ tin cậy cao.
Tích hợp: QuickBooks, Xero, Sage, Uber, cùng với nhiều phần mềm ngân hàng, kế toán, nhân sự và các phần mềm khác.
Giá: Gói miễn phí với các tính năng hạn chế; Các bậc trả phí từ $ 5 cho mỗi người dùng mỗi tháng.
Khả năng mở rộng: Thích hợp cho những người làm nghề tự do và các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn hơn.
2. Đóng giày. Ứng dụng tự động nhập biên lai từ Gmail, theo dõi quãng đường, phân loại chi phí và thậm chí cho phép quét qua thư để tìm biên lai hàng loạt.
Tích hợp: Xero, QuickBooks, Evernote, v.v.
Giá: Dùng thử miễn phí 30 ngày; Gói trả phí từ $ 18 mỗi tháng, với các cấp cao hơn cho khối lượng lớn hơn.
Khả năng mở rộng: Từ những người làm việc tự do đến các doanh nghiệp có khối lượng lớn.
3. Rất tốt. Được biết đến với khả năng chụp OCR rất chính xác, máy quét biên lai này cung cấp khả năng giám sát thời gian thực về chi tiêu của nhân viên và hỗ trợ nhiều ngôn ngữ.
Tích hợp: QuickBooks, Dropbox, Xero, Slack và các ứng dụng khác.
Giá: Bậc miễn phí giới hạn để sử dụng nhẹ; Các gói trả phí bắt đầu từ $ 19.99 cho mỗi người dùng đang hoạt động mỗi tháng.
Khả năng mở rộng: Mạnh mẽ cho các doanh nghiệp vừa và lớn và xử lý hóa đơn khối lượng lớn.
4. Chi phí Zoho. Ứng dụng cho phép bạn nhập biên lai từ email, phân loại chúng một cách nhanh chóng và sử dụng hỗ trợ đa ngôn ngữ.
Tích hợp: Xero, Sage Accounting, Bolt Business, Amazon Business, v.v.
Giá: Gói miễn phí cho tối đa 3 người dùng; Các gói trả phí từ khoảng $ 3 cho mỗi người dùng mỗi tháng.
Khả năng mở rộng: Hoạt động tốt cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, đặc biệt là những doanh nghiệp đã sử dụng sản phẩm Zoho.
5. Sách nhanh. Máy quét biên lai này cung cấp khả năng nhập dữ liệu tự động, phân loại chi phí dễ dàng và các công cụ tích hợp để theo dõi và báo cáo.
Tích hợp: Shopify, PayPal, Dext và các ứng dụng khác.
Giá: Một số cấp trả phí; Bao gồm bản dùng thử miễn phí 30 ngày cho nhiều gói.
Khả năng mở rộng: Lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã sử dụng QuickBooks.
So sánh các ứng dụng quét biên lai tốt nhất
| App | Các tính năng cốt lõi | Tích hợp/Đối tác | Giá | Tốt nhất cho |
| Ibotta | Hoàn tiền, ưu đãi tiền thưởng, hoạt động với nhiều nhà bán lẻ | Walmart, Target, Kroger và hơn thế nữa | Tự do | Người mua sắm hàng ngày muốn hoàn tiền |
| Nhận phần thưởng | Dễ sử dụng, hệ thống điểm linh hoạt, nhiều phần thưởng | Amazon, Walmart, Instacart và hơn thế nữa | Tự do | Người mua sắm tìm kiếm phần thưởng đơn giản |
| Biên lai Hog | Trò chơi hóa với rút thăm trúng thưởng và tiền xu, có thể đổi thành tiền mặt | Walmart, Target, Costco và hơn thế nữa | Tự do | Người dùng bình thường tận hưởng tiết kiệm được trò chơi hóa |
| Tiền ra | Phần thưởng tiền mặt, giao diện đơn giản | Amazon, Starbucks, Instacart và hơn thế nữa | Tự do | Người dùng muốn hoàn tiền đơn giản |
| Biên nhậnPal | Điểm cho thẻ quà tặng, chấp nhận hóa đơn rộng rãi | Amazon, Target, Walmart và hơn thế nữa | Tự do | Người tiêu dùng thích phần thưởng thẻ quà tặng |
| Chi phí | Tự động tạo báo cáo, phân loại, quét thông minh | QuickBooks, Xero, Sage, Uber và hơn thế nữa | Bậc miễn phí; Thanh toán từ $ 5 / tháng | Từ dịch giả tự do đến các doanh nghiệp lớn hơn |
| Hộp giày | Nhập Gmail, theo dõi quãng đường, phân loại, quét thư | Xero, QuickBooks, Evernote và hơn thế nữa | Dùng thử miễn phí 30 ngày; Thanh toán từ $ 18 / tháng | Từ dịch giả tự do đến doanh nghiệp khối lượng lớn |
| Veryfi | OCR chính xác, giám sát chi tiêu theo thời gian thực, đa ngôn ngữ | QuickBooks, Dropbox, Xero, Slack và hơn thế nữa | Miễn phí giới hạn; Thanh toán từ $ 19.99 / tháng | Doanh nghiệp vừa và lớn, khối lượng lớn |
| Chi phí Zoho | Biên lai email, phân loại nhanh, đa ngôn ngữ | Xero, Sage, Bolt, Amazon và hơn thế nữa | Miễn phí cho 3 người dùng; Thanh toán từ $ 3 / tháng | Các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, đặc biệt là trong hệ sinh thái Zoho |
| Sách nhanh | Tự động hóa nhập liệu, theo dõi, báo cáo | Shopify, PayPal, Dext và hơn thế nữa | Cấp trả phí, dùng thử miễn phí 30 ngày | Doanh nghiệp vừa và nhỏ trên QuickBooks |
Đối với người tiêu dùng:
- Tốt nhất để tối đa hóa hoàn tiền → Ibotta
- Tốt nhất để sử dụng thông thường, dễ dàng → Fetch Rewards
- Tốt nhất để kiếm tiền trong trò chơi hóa → Receipt Hog
- Tốt nhất để hoàn tiền dễ dàng → CoinOut
- Tốt nhất cho phần thưởng thẻ quà tặng → ReceiptPal
Đối với doanh nghiệp:
- Sự lựa chọn linh hoạt tốt nhất cho các khối lượng khác nhau → Expensify
- Tốt nhất cho quy trình làm việc nặng giấy → Shoeboxed
- Tốt nhất cho sự tuân thủ và tốc độ → Veryfi
- Tốt nhất cho người dùng Zoho → Zoho Expense
- Tiện ích bổ sung tốt nhất cho người dùng QuickBooks → QuickBooks
Cách chọn ứng dụng quét biên lai phù hợp
Để quyết định ứng dụng quét biên lai nào phù hợp với mình, trước tiên bạn nên tính đến các nhu cầu cơ bản của mình – tức là bạn phải quyết định mục tiêu chính của mình là gì. Như đã rõ ràng bây giờ, các ứng dụng hoàn tiền là tốt nhất để tiết kiệm tiền, trong khi các công cụ kinh doanh chuyên nghiệp tập trung vào tuân thủ, tự động hóa và báo cáo.
Ngoài ra, hãy đảm bảo ứng dụng hoạt động trên iOS/Android và/hoặc máy tính để bàn (tùy thuộc vào nơi bạn sẽ sử dụng ứng dụng này nhiều nhất).
Giá cả là một yếu tố quan trọng khác cần lưu ý: mặc dù các ứng dụng miễn phí thường đáp ứng các nhu cầu cơ bản, nhưng đối với các tính năng nâng cao hơn, bạn có thể sẽ muốn chọn gói trả phí.
Cuối cùng, hãy nghĩ về khả năng mở rộng – trong trường hợp bạn là một freelancer, bạn có thể sẽ chỉ cần một số theo dõi cơ bản, nhưng đối với các nhóm lớn hơn và khối lượng lớn hơn, nên tích hợp cụ thể và xử lý nâng cao hơn – đây là điểm nổi bật của máy quét biên lai chuyên nghiệp.
Kết thúc
Máy quét hóa đơn hiện đại là một trong những giải pháp tốt nhất cho những ai mệt mỏi với việc quản lý biên lai và chi phí giấy theo cách thủ công. Các ứng dụng này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu và tải lên biên lai một cách dễ dàng mà còn giảm khả năng xảy ra lỗi – khả năng luôn tồn tại khi nhập dữ liệu được thực hiện thủ công.
Họ cũng làm cho cuộc sống dễ dàng hơn bằng cách đơn giản hóa các khoản thanh toán thuế, báo cáo chi phí và quản lý chi phí tổng thể. Và cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, các ứng dụng quét biên lai tập trung vào người tiêu dùng thậm chí có thể giúp bạn kiếm lại tiền.
Chọn ứng dụng phù hợp nhất với nhu cầu cá nhân hoặc doanh nghiệp của bạn.
Những câu hỏi thường gặp
Ứng dụng quét biên lai có an toàn để sử dụng không?
Trong trường hợp của hầu hết các ứng dụng có uy tín – có, vì chúng thường sử dụng mã hóa và lưu trữ an toàn, nhưng hãy luôn kiểm tra chính sách bảo mật để biết thêm thông tin.
Ứng dụng quét biên lai hoạt động với biên lai kỹ thuật số hay chỉ hoạt động với biên lai giấy?
Nhiều ứng dụng biên lai hoạt động với cả biên lai giấy và biên lai kỹ thuật số, có nghĩa là bạn không chỉ có thể quét biên lai ở dạng vật lý mà còn có thể chuyển tiếp biên lai qua email hoặc tải lên tệp PDF.
Ứng dụng quét biên lai hoạt động với biên lai kỹ thuật số hay chỉ hoạt động với biên lai giấy?
Trong trường hợp của hầu hết các ứng dụng có uy tín – có, vì chúng thường sử dụng mã hóa và lưu trữ an toàn, nhưng hãy luôn kiểm tra chính sách bảo mật để biết thêm thông tin.
Ứng dụng quét biên lai hoạt động với biên lai kỹ thuật số hay chỉ hoạt động với biên lai giấy?
Nhiều ứng dụng biên lai hoạt động với cả biên lai giấy và biên lai kỹ thuật số, có nghĩa là bạn không chỉ có thể quét biên lai ở dạng vật lý mà còn có thể chuyển tiếp biên lai qua email hoặc tải lên tệp PDF.
Tôi có thể sử dụng đồng thời nhiều ứng dụng quét biên lai để tối đa hóa phần thưởng không?
Có, một số người kết hợp các ứng dụng hoàn tiền khác nhau để tối đa hóa phần thưởng. Mặt khác, các doanh nghiệp thường tập trung vào một nền tảng để đảm bảo tính nhất quán, nhưng về mặt kỹ thuật, bạn có thể sử dụng một số.
Tôi phải quét biên lai trong bao lâu trước khi nó không hợp lệ?
Các ứng dụng hoàn tiền có giới hạn thời gian, thường là một hoặc hai tuần, trong khi các ứng dụng biên lai định hướng kinh doanh thường cho phép tải lên bất cứ lúc nào vì chúng dùng để lưu trữ hồ sơ chứ không phải phần thưởng.
Những loại giao dịch mua nào đủ điều kiện sử dụng ứng dụng quét biên lai?
Hầu hết các ứng dụng hoàn tiền phổ biến đều chấp nhận nhiều giao dịch mua khác nhau, bao gồm hàng tạp hóa, đồ gia dụng và biên lai cửa hàng bán lẻ. Các ứng dụng kinh doanh thường cho phép hạch toán tất cả các loại giao dịch mua liên quan đến kinh doanh.
